Mobilnu aplikaciju mOtpremnica mogu koristiti tvrtke koje isporučuju robu putem svojih dostavljača ili korištenjem usluga distributera (kurirske službe), odnosno kombiniranjem ovih načina.
U robno-materijalnom knjigovodstvu račun je u pravilu vezan za otpremnicu, komercijalni dokument koji služi kao dokaz isporuke robe. U Hrvatskoj tvrtke često izdaju račun-otpremnicu koja sadrži sve elemente oba dokumenata pa se, nakon zaprimanja, mogu unijeti u poslovne knjige. Sukladno UBL standardu, kojim je definiran eRačun u Hrvatskoj, ne postoji dvojni dokument kao što je račun-otpremnica u papirnatom poslovanju, međutim uvođenjem eRačuna, tvrtke koje vode robno-materijalno knjigovodstvo, imaju preduvjet uvesti eOtpremnice kroz aplikaciju mOtpremnica, još jedne inovativne usluge servisa mojeRačun.
Funkcije aplikacije mOtpremnica
Mobilna aplikacija mOtpremnica namijenjena je tvrtkama, dobavljačima, koje isporučuju robu putem svojih dostavljača ili korištenjem usluga kurirske službe, ali i kombiniranjem obaju načina. Poput eRačuna i eOtpremnica je digitalni, strukturirani dokument zbog čega aplikacija i ERP „čitaju“ sve relevantne informacije iz dokumenta pa nije potrebno prepisivati podatke kako bi se unijela i knjižila.
Korisničko sučelje i upotreba
Aplikacija mOtpremnica sastoji se od dva dijela; administratorskog i mobilne aplikacije koja je vezana uz isporučitelja ili prijevoznika. Administratorski dio vezan je na upravitelja koji kroz aplikaciju vodi podatke o dostavnim mjestima, izrađuje i uređuje rute za vozače/dostavljače te opcionalno dodjeljuje vozilo i vozača koji na svom tabletu dostavlja prethodno izrađene eOtpremnice. Vozač se u mobilnu aplikaciju prijavljuje korisničkim podacima koje mu je dodijelio administrator, nakon čega mu je dostupan popis svih otprema koje su mu dodijeljene ili onih koje su, primjerice, promijenjene i dodijeljene drugom.
Kreiranje eOtpremnice u aplikaciji
Kao i u slučaju papirnatih, eOtpremnica se izrađuje unutar računovodstvenog softvera ili ERP-a, ali se ne ispisuju tri primjerka, nego se jednim klikom šalje u aplikaciju mOtpremnica. Tada je administrator dodjeljuje vozaču koji po njoj preuzima robu u skladištu i kreće u dostavu.
Preuzimanje robe uz mOtpremnicu
Vozač kupca identificira pomoću NFC (Near Field Communication) čipa, koji se dodjeljuje svakom kupcu, a može biti ugrađen u kartici, privjesku za ključeve ili naljepnici koja može stajati na mjestu preuzimanja, primjerice ulazu u skladište ili uz blagajnu. Automatskim usklađenjem na licu mjesta, eOtpremnica se zaključava i konačna verzija dokumenta u elektroničkom obliku dostupna je za automatsko knjiženje u računovodstvenom programu. Time korisnici smanjuju rizik gubitka dokumenta, ukidaju beskorisni rad prepisivanja podataka te povećavaju sigurnosti i efikasnost u poslovanju.
